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工作中我们处理数据几乎都会使用excel表格,它的数据分析和数据统计等功能给我们工作带来了很多便利,提升工作效率。但是,不当的使用或者操作可能会出现一下问题。比如表格会莫名其妙越来越大。

烦恼

最近工作的表格越来越大。头一天可能才几班KB,到第二天才添加一点点数据,表格一下变成几兆了。第二天又会翻番,表格变大,运行缓慢,有时点击一下表格,就要反应10几秒。好不容易完成数据填写,发邮件附件太大经常发不出去。邮件太大,把同事领导的邮箱都撑爆了,恢复让我把excel表格减肥。可是我反复检查就是不知道问题在哪里。

大神来助

终于公司来了位做表大神,几下来就给我把表格弄好了。也找到了我的问题所在。

引起表格变大的因素

1、网络数据复制过来粘贴到表格的时候没有选择性粘贴。网络上的数据直接复制过来可能会带有很多网络的的格式和一些细小的图片,有些是肉眼很难看到了,如果直接ctrl+v粘贴,把这些多余的数据带过来了,肯定会让表格变大。

2、表格重复使用。很多公司在做表格的时候都会有已经做好的模版,很多人的做数据的时候,会将上月的数据清除,再继续填写新的内容。其实,在清除数据的时候,表面是看不到以前的数据了,但是其实都还有缓存在原来的表格中,这样日积月累,表格也是会边很大,而且很难发现原因。

解决方法:想让公式和模版不变用原来的表,就将以前有数据的行全部选中直接删除。或者准备一个空数据模版,每月做数据时,直接复制空模版操作就行了。

3、公式冗余,在表格中只需要对某一行或者一列做条件格式,却把周围的表格都选中了,这也会造成数据的冗余。

做excel表格数据,不是一个很难的工作,但也是很需要技巧和细心的。希望对大家有帮助

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